PRIVACY

POLICY

FitQueens cares greatly about your privacy. We exclusively process data that we need for (improving) our services, and carefully handle all information gathered about you and your usage of our services. Your data is not shared with third parties for commercial goals. This privacy policy applies to the use of the website and the services provided by FitQueens. The starting date for the validity of these terms and conditions is 01/07/2021, with the publication of a new version the validity of all previous versions is canceled. This privacy policy describes what information about you is collected by us, what this data is used for, and with whom and under what conditions this data could be shared with third parties. We also explain to you how we store your data, how we protect your data against misuse, and what rights you have regarding the personal data you provide us. If you have any questions about our privacy policy, please contact our privacy contact person, you will find the contact details at the end of our privacy policy.

About our data processing

Below you can read how we process your data, where we save it, what security techniques we use, and to whom the data is visible.

Webshop software

WooCommerce

We use web hosting and email services provided by WooCommerce, For our web hosting, we use the services of Ikoula. Personal data gathered with the use of our website and services are shared with Ikoula requires access to these details to offer (technical) support. They will not use this data for any other purposes. Ikoula has an obligation, based on the agreement we have with them, to take necessary precautions and security measures when it comes to your data.

WooCommerce

Our webshop has been developed using WooCommerce software, We host our webshop on a server under our management. We have taken necessary precautions and security measures when it comes to your data such as SSL encryption and a strong password policy.

E-mail and mailing lists

MailChimp

We use the email services of MailChimp, a third party that facilitates our website’s email traffic and possible newsletters. Any confirmation email you receive from our website and web forms are sent to you from the servers of MailChimp. MailChimp will not use your name and email address for their purposes. At the bottom of each automated email sent from our website, you will find an ‘unsubscribe” link. When you click on this link you will no longer receive automated emails from our website, note that this can affect the functionality of our website greatly. Your data will be securely stored, sent, and locked by MailChimp. MailChimp uses cookies and other internet technologies that track if emails are opened and read. Additionally, MailChimp gathers information about you as a receiver and the subjects of these emails to improve the quality of their service, this data is stored for 30 days. MailChimp retains the right to use your personal information to further improve its services and, within this context, share it with third parties.

Gmail

For our regular business email, we use the email services of Gmail. This party has implemented fitting technical and organizational measures to prevent misuse, loss, or corruption of your data. Gmail does not have access to our mailbox and we treat our email traffic confidentially.

Payment processors

Mollie

For concluding and processing (part of) our payments in our webshop we use the payment provider Mollie. Mollie processes your name, address, and residence information. They also process payment information such as your bank account number or credit card number. Mollie has implemented fitting technical and organizational measures to protect your data. Mollie retains the right to use your personal (anonymized) information to further improve their services and, within this context, share it with third parties. All the aforementioned guarantees concerning the protection of your data are also applicable to any services by Mollie that uses third parties. Mollie does not store your data any longer than the installments permitted by the appropriate legal grounds.

Transport and logistics

Fietskoeriers.nl

If you place an order with us it is our responsibility to have your order successfully delivered to you. For the delivery, we use the services of Fietskoeriers.nl. For a successful delivery, we must share your name, address, and residential details with Fietskoeriers.nl. Fietskoeriers.nl uses this information with the sole purpose to carry out the agreement of delivery. In the case of Fietskoeriers.nl hiring subcontractors, they will share said information with these parties.

Accounting and Bookkeeping

For our accounting, administration, and bookkeeping we use the services of Excel. We share your name, address, residential details, and general details concerning your order/purchase. This data is used for the administration of sales invoices. Your data is securely sent and stored. FitQueens has implemented fitting technical and organizational measures to protect your data against loss or unauthorized use. FitQueens is obligated to a duty of confidentiality and will treat your data accordingly. FitQueens does not use your data for any other purposes other than those previously described above.

Purpose of data processing

The general purpose of data processing.

We use your data for the sole purpose of providing you with our services. This means that the goal of processing this data stands in direct relation to the assignment or task that you offer us. We do not use this data for (addressed) marketing purposes. If you share information with us and we use this information to – not based on a request – contact you at a later time, we will first ask for explicit consent. Your data is not shared with third parties, for any other purpose than to fulfill accountancy and administrative obligations. These third parties are all obligated to a duty of confidentiality based on the agreement we have with them, an oath, or legal obligation.

Automatically collected data

Information automatically gathered by our website is processed with the sole purpose of providing you with and/or to further improving our services. This information (for instance your IP address (anonymized), web browser, and operating system) is not personal information.

Cooperation in tax and criminal investigation

In some cases, we may be obligated by the government to a lawful duty of sharing your information to assist in a fiscal or criminal investigation. In such cases, we are forced to comply and assist, but will, based on lawful possibilities, offer objection.

Retention periods

We store your data for as long as you are a client with us. This means that we maintain and keep your client profile until you make it known to us that you no longer desire to use our services. Such a message also functions as a request to be forgotten. We are required to keep invoices with your (personal) information due to relevant administrative obligations, this information is safely stored for as long as the relevant term for these obligations has not yet passed. Personnel no longer has access to your client profile and any documents made because of your assignment or task.

Your rights

Based on valid Dutch and European law you, as a concerning party, have certain rights when it comes to personal data that is processed by or on behalf of us. Below you may find an explanation of these rights and how you, as a concerning party, can invoke these rights. In principle to prevent abuse we only send invoices and copies of your data to e-mail addresses that you have made known to us. Should you wish to receive this data on another e-mail address or for instance per mail we will ask you to identify yourself accordingly. We maintain an administration of concluded requests, in case of a request to be forgotten we will maintain an administration of anonymized data. You receive all invoices and copies of data in files that are structured in a machine-readable format Based on data classifications that we use within our system. At all times you maintain the right to complain with Autoriteit Persoonsgegevens if you suspect that we mistreat or misuse your data.

Right of inspection

At all times you maintain the right to view the data we process that has a relation or maybe reducible to your person. You may request such viewing to our contact in charge of privacy matters. You will receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, a copy of all data with an added overview of processors managing this data while also mentioning the categories under which we store this data.

Right to rectification

At all times you maintain the right to have the data we process that has a relation or maybe reducible to your person be adjusted. You may request such an adjustment to our contact in charge of privacy matters. You will receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, a confirmation that the data has been adjusted.

Right to restriction of processing

At all times you maintain the right to limit the data we process that has a relation or maybe reducible to your person. You may request such limiting to our contact in charge of privacy matters. You will receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, a confirmation that the processing of your data is limited until you chose to cancel said limitation.

Right of transferability

At all times you maintain the right to request for the data we process that has a relation or maybe reducible to your person be processed by a third party of choice. You may send in such a request to our contact in charge of Privacy matters. You will receive a response to your request within 30 days. If your request is approved we will send you, via the e-mail address known to us, your (personal) invoices or copies of data that we, or third parties on behalf of us, have processed. It is highly likely that in such a case we can no longer offer our services to you for we can no longer guarantee the previous data safety.

Right of objection and other rights

At all times you maintain the right to object to the processing done by us, or on behalf of us by third parties, of your data. In case of such an objection, we will immediately cease all processing of your data while your objection is being investigated and handled. In case of a justified objection, we will return all invoices and/or copies of personal data that we, or third parties on behalf of us, have processed up until that point and cease processing thereafter. You also maintain the right to not be subject to automated decision-making processes or profiling. We process your data in such a way that this right does not apply. Should you believe that this right does apply then we ask you to reach out to our contact in charge of privacy matters.

Cookies

Third parties cookies

If software solutions from third parties use cookies, this will be stated in this privacy statement.

Privacy policy changes

At all times we maintain the right to alter our privacy policy. This page however always displays the most recent version of our privacy policy. Should a new privacy policy have consequences for how we process recently gathered data concerning your person, then we will notify you of this via e-mail.

Company details

Fit Queen

Verrijn Stuartlaan 28, 2288 EL Rijswijk

T (316) 104-2914 

E info@fitqueens.nl

PRIVACY

BELEID

FitQueens geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van FitQueens. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 01/07/2021, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens. Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Webwinkelsoftware

WooCommerce

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. WooCommerce heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. WooCommerce is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. WooCommerce maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software, er worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen. WooCommerce behoudt zich het recht voor om verzamelde gegevens binnen het eigen concern te delen om de dienstverlening verder te verbeteren.

WooCommerce

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce, wij hebben voor onze webhosting gekozen voor Ikoula. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Ikoula heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Ikoula is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen.

WooCommerce

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce, wij hosten onze webwinkel op een server in eigen beheer. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies en corruptie van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan in ieder geval uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen.

Webhosting

Ikoula

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van Ikoula. Ikoula verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Ikoula heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Ikoula is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mail en mailinglijsten

MailChimp

Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’ link. U ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Gmail

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Gmail. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Gmail heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons emailverkeer vertrouwelijk.

Payment processors

Mollie

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

Verzenden en logistiek

PostNL

Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van PostNL voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam, adres en woonplaatsgegevens met PostNL delen. PostNL gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat PostNL onderaannemers inschakelt, stelt PostNL uw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

Facturatie en boekhouden

Excel

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van onze eigen excel sheet. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Ineffable Botanical Skincare is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Ineffable Botanical Skincare gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Ineffable Botanical Skincare op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van FitQueens. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

FitQueens

Verrijn Stuartlaan 28, 2288 EL, Rijswijk

T (316) 104-2914 

E info@fitqueens.nl